Como fazer um fluxograma de processo, passo a passo
Como fazer um fluxograma de processo: os símbolos básicos, o passo a passo para desenhar com a equipe, um exemplo ilustrativo e os erros mais comuns.
Para fazer um fluxograma de processo, defina onde o processo começa e termina, liste as atividades na ordem em que realmente acontecem, marque os pontos de decisão e desenhe tudo com poucos símbolos padronizados: início e fim, atividade, decisão e setas de fluxo. Depois, valide o desenho com quem executa o trabalho. Um bom fluxograma mostra o processo como ele é, não como deveria ser.
O fluxograma é uma das ferramentas mais antigas da gestão e continua útil porque transforma uma conversa abstrata ("o pedido demora") em algo que todos podem apontar com o dedo ("o pedido para aqui, esperando aprovação"). Este guia mostra como desenhar um, com foco na prática de uma pequena ou média empresa.
O que é um fluxograma de processo?
É a representação gráfica da sequência de atividades de um processo, com as decisões e os caminhos alternativos. Cada símbolo tem um significado, e as setas mostram a ordem. A metodologia de gestão de processos da Controladoria-Geral da União define notação como um conjunto padronizado de símbolos e regras que determinam o significado desses símbolos. É isso que permite que duas pessoas leiam o mesmo desenho da mesma forma.
Existem várias notações. A mais difundida em gestão de processos é o BPMN (Business Process Model and Notation), mantido pelo Object Management Group e descrito por ele como uma notação para ser usada diretamente por quem desenha, gerencia e executa processos. Para a maioria das PMEs, porém, um subconjunto pequeno de símbolos resolve. A notação completa faz sentido quando o desenho vai virar especificação de sistema.
Vale separar duas coisas. O post sobre mapeamento de processos antes de automatizar trata do porquê mapear. Aqui o assunto é o como: a técnica de desenhar o fluxo.
Quais símbolos usar no fluxograma?
| Símbolo | Forma comum | Significado |
|---|---|---|
| Início e fim | Oval ou círculo | Onde o processo começa (o gatilho) e onde termina (a entrega) |
| Atividade | Retângulo | Uma tarefa executada por alguém ou por um sistema |
| Decisão | Losango | Uma pergunta com respostas que levam a caminhos diferentes |
| Fluxo | Seta | A ordem entre as etapas |
| Documento ou dado | Retângulo com base ondulada | Um documento gerado ou consultado |
| Raias | Faixas horizontais ou verticais | Quem executa cada atividade (pessoa, área ou sistema) |
As raias, ou swimlanes, merecem atenção especial. Elas mostram quem faz o quê e, sobretudo, onde o trabalho muda de mãos. É nas passagens entre raias que costumam estar as esperas e os erros.
Como fazer um fluxograma de processo, passo a passo
- Escolha um processo e dê um nome com verbo. "Faturar pedido", "admitir funcionário", "atender reclamação". O verbo obriga a pensar no resultado.
- Defina início e fim. Qual evento dispara o processo? Qual entrega o encerra? Sem essas fronteiras, o desenho cresce sem parar.
- Reúna quem executa. O gestor conhece o processo desenhado; quem executa conhece o processo real. Precisa das duas visões, mas a segunda manda.
- Liste as atividades em ordem. Primeiro em notas adesivas ou numa lista, sem se preocupar com o formato. Uma atividade por nota, começando com verbo.
- Identifique as decisões. Onde o caminho se divide? "O cliente tem cadastro?", "O valor passa do limite de aprovação?". Cada decisão vira um losango com as saídas nomeadas.
- Distribua as atividades nas raias. Uma raia por pessoa, área ou sistema envolvido.
- Desenhe as setas e confira os caminhos. Todo losango precisa de todas as saídas. Todo caminho precisa chegar a um fim.
- Marque esperas, retrabalho e dúvidas. Um sinal simples ao lado da atividade já ajuda: onde o trabalho para, onde volta, onde ninguém sabe ao certo o que acontece.
- Valide com quem não participou. Peça a alguém que executa o processo para ler o desenho e apontar o que está diferente da realidade.
Papel e notas adesivas funcionam muito bem na primeira versão. Depois, qualquer ferramenta de diagrama serve para passar a limpo.
Exemplo ilustrativo: aprovação de compras
O exemplo é fictício, para mostrar a lógica. Uma distribuidora com 40 funcionários desenha o processo "aprovar compra de material de escritório".
- Início: um colaborador precisa de material.
- Raia do solicitante: preenche pedido por e-mail.
- Raia do administrativo: confere se o item está no estoque. Decisão: "tem em estoque?". Se sim, entrega e o processo termina. Se não, pede três cotações.
- Raia do gestor da área: decisão: "valor acima do limite da área?". Se não, aprova. Se sim, encaminha para a diretoria.
- Raia da diretoria: aprova ou recusa.
- Raia do financeiro: emite o pagamento.
- Fim: material entregue ao solicitante.
Ao desenhar, a equipe percebe três coisas que ninguém tinha dito em voz alta: o pedido por e-mail se perde com frequência, as três cotações são exigidas até para itens de valor irrisório e a aprovação da diretoria espera, em média, a reunião semanal. Nenhuma dessas descobertas exigiu software. Exigiu desenhar o processo real.
Quais os erros mais comuns ao fazer um fluxograma?
Um fluxograma bonito do processo que deveria existir é menos útil que um rascunho honesto do processo que existe.
- Desenhar o processo ideal. O objetivo do primeiro desenho é retratar a situação atual. A versão melhorada vem depois.
- Detalhe demais. Se cada clique vira um retângulo, ninguém lê. Comece no nível de atividade; detalhe só onde houver problema.
- Losango sem todas as saídas. Decisão com uma saída só esconde o caminho de exceção, que é justamente onde moram os problemas.
- Esquecer quem faz. Sem raias, o fluxograma não mostra as passagens de responsabilidade.
- Desenhar sozinho. O gestor sozinho desenha a versão do manual, não a da operação.
- Desenhar e arquivar. O fluxograma é ponto de partida para melhorar, padronizar ou automatizar. Se não gera decisão, foi exercício.
Fluxograma, SIPOC e mapa de processo: qual usar?
As ferramentas se complementam e costumam ser usadas em sequência:
| Ferramenta | Nível de detalhe | Quando usar |
|---|---|---|
| SIPOC | Visão macro, 4 a 5 etapas | Para delimitar o processo antes de detalhar |
| Fluxograma | Atividades, decisões e responsáveis | Para entender e discutir como o trabalho acontece |
| Modelagem em BPMN completo | Regras, eventos e exceções em detalhe | Quando o desenho vai orientar um sistema ou automação |
Uma PME raramente precisa começar pela notação completa. Começa melhor por um fluxograma simples e honesto.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre fluxograma e mapeamento de processos?
O mapeamento é a atividade de entender e documentar um processo, que pode incluir entrevistas, indicadores e problemas. O fluxograma é uma das formas de representar o resultado desse mapeamento.
Preciso usar BPMN?
Não necessariamente. Para discutir e melhorar um processo, poucos símbolos bastam. O BPMN completo é mais útil quando o desenho vai orientar um sistema, porque é preciso o suficiente para isso.
Quanto tempo leva para desenhar um fluxograma?
Um processo de complexidade média costuma caber numa ou duas sessões com a equipe. O que mais consome tempo não é desenhar, é chegar a um acordo sobre como o processo realmente acontece.
Qual ferramenta usar para fazer o fluxograma?
A primeira versão funciona bem em papel e notas adesivas. Para passar a limpo e compartilhar, qualquer ferramenta de diagrama resolve; um quadro digital como o Miro tem modelos prontos de fluxograma.
O desenho como ponto de partida
O fluxograma não melhora nada sozinho. Ele cria um entendimento comum sobre como o trabalho acontece, e é a partir desse entendimento que fica possível decidir o que eliminar, o que padronizar e o que vale automatizar. Esse encadeamento, do entendimento à decisão e depois à ferramenta, está no centro do guia O Método da Inovação.
👉 Conheça o guia O Método da Inovação
Fontes
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