Quanto a empresa economiza automatizando documentos
Como calcular a economia real de automatizar o processamento de documentos na sua empresa, com a conta passo a passo e o que ela costuma esconder.
A economia de automatizar o processamento de documentos depende de três números que só a sua empresa tem: quantos documentos passam por mês, quanto tempo cada um consome hoje e que parte desse tempo é digitação sem julgamento. Multiplicados, eles dão a resposta. Qualquer percentual dado antes dessas três medidas é média de mercado com o seu nome em cima.
Este texto mostra a conta.
Os três números que você precisa levantar
1. Volume mensal. Quantas notas de fornecedor, boletos, pedidos, contratos, comprovantes ou fichas a empresa processa por mês. Conte um mês típico, não o melhor nem o pior.
2. Tempo por documento, medido. Não estimado. Cronometre dez documentos reais, do momento em que chegam até estarem lançados e arquivados. A média costuma ser maior que a lembrança de quem faz.
3. A fração automatizável. Desse tempo, quanto é ler, digitar, conferir e arquivar, e quanto é decidir algo. A primeira parte é o que a automação endereça. A segunda continua sendo humana.
A conta
Horas por mês = volume × tempo por documento × fração automatizável
Economia = horas por mês × custo da hora daquela pessoa
O custo da hora precisa incluir encargos, não só o salário dividido. E o resultado dessa conta é o teto da economia, não o valor que você vai obter: automação tem exceção, manutenção e casos que voltam para o humano.
Uma forma honesta de usar: considere que a automação captura entre metade e três quartos desse teto no primeiro ano, e compare com o custo de implantar e manter.
O que a conta esconde, e costuma valer mais
Três ganhos não aparecem em horas economizadas e frequentemente são maiores que elas.
O erro que não acontece. Digitação manual erra. Cada erro custa a correção, e alguns custam multa, pagamento em duplicidade ou crédito fiscal perdido. Se você souber quantos erros desse tipo aconteceram no último ano, esse número entra na conta.
O atraso que deixa de existir. Documento que espera dois dias numa caixa de entrada atrasa o que vem depois. Em contas a pagar, isso pode significar juro. Em faturamento, significa dinheiro entrando mais tarde.
A informação que passa a existir. Documento processado automaticamente vira dado consultável. Perguntas que antes exigiam procurar em pasta passam a ser respondidas em segundos.
A economia de tempo justifica o projeto. O que faz diferença no resultado costuma ser o erro que deixou de acontecer e a informação que passou a existir.
O que entra no custo, do outro lado
- Implantação: configurar, treinar o sistema nos seus documentos, testar.
- Licença mensal, geralmente por volume processado.
- Manutenção: quando o fornecedor muda o layout do documento, alguém ajusta.
- O caso que volta para o humano: nenhuma automação pega 100%, e o desenho precisa prever o que acontece com o que ela não pegou.
Esse último item é o mais esquecido nas propostas e o que mais frustra depois. Automação que acerta 90% ainda precisa de alguém cuidando dos 10%, e esse alguém precisa ser designado.
Quando não vale
Existe uma faixa em que a conta não fecha, e vale reconhecê-la: volume baixo com alta variação. Trinta documentos por mês, cada um num formato diferente, com regra própria. O esforço de ensinar o sistema supera o de fazer à mão.
A automação de documento se paga em repetição e em padrão. Onde falta um dos dois, o investimento melhor costuma ser padronizar o que chega, negociando formato com quem envia.
Por onde começar a medir
Duas semanas, um tipo de documento só, uma planilha simples: data de chegada, hora de início, hora de fim, o que deu errado. Ao fim, você tem os três números da conta e, de brinde, a lista dos problemas mais frequentes, que costuma apontar um conserto de processo mais barato que qualquer automação.
Perguntas frequentes
Preciso de IA para isso?
Depende da variação. Documento com layout fixo se resolve com regra simples. Documento que chega em vinte formatos diferentes é onde os modelos atuais mudaram o jogo.
Quanto tempo até se pagar?
A conta acima responde para o seu caso. O que vale registrar é que o cálculo precisa incluir manutenção, ou o retorno do primeiro ano engana.
E a validade fiscal do documento digitalizado?
É uma questão de guarda e de conformidade que precisa ser tratada com o contador antes, não depois.
O passo anterior à automação
A medição de duas semanas quase sempre revela que parte do tempo gasto não é digitação: é procurar, conferir duas vezes, perguntar a alguém. Essa parte não se resolve automatizando, e sim redesenhando a etapa. Distinguir os dois casos antes de contratar é o que evita automatizar um processo que deveria ser simplificado.
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Fontes
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